Datová schránka pro OSVČ: povinná od 2023 a co to znamená v praxi

Od 1. ledna 2023 platí povinnost mít datovou schránku pro všechny fyzické osoby — podnikatele zapsané v živnostenském nebo jiném podnikatelském rejstříku. Pokud jste OSVČ a ještě datovou schránku nemáte nebo ji nevyužíváte naplno, přečtěte si, co to v praxi znamená.

Aktualizováno: 2026-06-02. Informace mají obecný charakter. Podmínky se mohou měnit — vždy ověřte aktuální znění zákona nebo se obraťte na Ministerstvo vnitra.

Proč je datová schránka povinná

Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, byl v roce 2022 novelizován zákonem č. 261/2021 Sb. (tzv. DEPO). Novelizace rozšířila povinné zřízení datové schránky (DS) i na fyzické osoby — podnikatele (OSVČ zapsané v příslušném rejstříku), a to s účinností od 1. 1. 2023.

Fyzickým osobám nepodnikajícím (a tedy i nepodnikatelům) byla DS zřízena nebo zpřístupněna automaticky, s možností odhlásit se z přijímání zpráv.

Kdo má povinnou datovou schránku

• Fyzická osoba — podnikatel zapsaná v živnostenském rejstříku
• Fyzická osoba — podnikatel zapsaná v obchodním rejstříku nebo jiném zákonem stanoveném rejstříku
• Právnické osoby (s.r.o., a.s. atd.) — povinnost existuje již od 2009

Pokud jste zapsaní jako OSVČ na živnostenském úřadu, máte povinnou DS.

Jak datovou schránku zřídit

Pokud vám DS nebyla zřízena automaticky:

1. Požádejte o zřízení na portálu mojedatovaschranka.cz nebo osobně na Czech Pointu (pobočka ČP, obecní úřad).
2. Aktivaci provedete zaslaným přístupovým kódem.
3. Přihlásíte se přes mojedatovaschranka.cz nebo aplikaci Datovka.

Zřízení i provoz datové schránky jsou zdarma.

K čemu datová schránka slouží

Datová schránka nahrazuje doporučenou poštu v komunikaci s orgány veřejné moci. Jako OSVČ přijímáte (a odesíláte) přes DS zejména:

• Korespondenci s finančními úřady (výzvy, platební výměry, odpovědi na žádosti)
• Komunikaci s ČSSZ (přehledy OSVČ, výzvy)
• Doručení od soudů, správních orgánů (živnostenský úřad, stavební úřad apod.)
• Úřední dokumenty od MPSV, celních úřadů a dalších orgánů

Zpráva doručená do DS je považována za doručenou přihlášením do schránky (nebo nejpozději 10. den po uložení — tzv. fikce doručení). Nepřihlášení do schránky vás nezbaví odpovědnosti za nepřevzetí!

Datová schránka a daňová přiznání

Pokud máte aktivní datovou schránku, musíte podat daňové přiznání elektronicky — papírové podání je od roku 2023 pro vás nepřípustné (a pokud papírové přiznání podáte, hrozí pokuta za nesprávnou formu podání). Elektronické podání se provádí přes Daňový portál Finanční správy (portal.mfcr.cz) s přihlášením přes DS nebo jinou elektronickou identitu.

Přehledy pro ČSSZ a VZP

Rovněž přehledy OSVČ pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu je nutné podávat elektronicky — přes ePortál ČSSZ nebo příslušný portál zdravotní pojišťovny.

Praktické tipy

• Kontrolujte schránku pravidelně — alespoň 1× týdně. Lhůty počínají běžet od doručení (nebo fiktivního doručení).
• Nastavte si e-mailová upozornění na nové zprávy v nastavení schránky.
• Stahujte a archivujte zprávy — obsah schránky je uložen po omezenou dobu.
• Aplikace Datovka (Android/iOS/desktop) usnadňuje přístup z mobilního zařízení.

Potřebujete pomoc s administrativou nebo účetnictvím? Svěřte nám vedení účetnictví — postaráme se i o komunikaci s úřady za vás.