Archivace účetních dokladů: jak dlouho co schovávat a co lze skartovat v roce 2026
Účetní závěrka a výroční zpráva se schovávají 10 let, běžné účetní doklady a knihy 5 let, daňové doklady k DPH 10 let a mzdové listy dokonce 45 let. Všechny lhůty se počítají od konce účetního (zdaňovacího) období, ne od data na dokladu — a právě na tom stojí většina chyb při vyklízení skladu.
Aktualizováno: 2026-09-10 · Účetní období 2026. Informace mají obecný charakter a nejsou daňovým ani právním poradenstvím.
Lhůty na jednom místě
| Dokument | Lhůta | Právní základ |
|---|---|---|
| Účetní závěrka, výroční zpráva | 10 let | § 31 odst. 2 písm. a) zákona o účetnictví |
| Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy | 5 let | § 31 odst. 2 písm. b) zákona o účetnictví |
| Účetní záznamy, jimiž se dokládá vedení účetnictví | 5 let | § 31 odst. 2 písm. c) zákona o účetnictví |
| Daňové doklady k DPH (vydané i přijaté) | 10 let | § 35 zákona o DPH |
| Mzdové listy a účetní záznamy pro důchodové pojištění | 45 kalendářních roků | § 35a zákona č. 582/1991 Sb. |
| Mzdové listy poživatelů starobního důchodu | 10 kalendářních roků | § 35a zákona č. 582/1991 Sb. |
| Evidenční listy důchodového pojištění | 3 kalendářní roky | § 35a zákona č. 582/1991 Sb. |
Prodloužení lhůty u mzdových listů z 30 na 45 let přinesl zákon č. 455/2022 Sb. s účinností od 1. ledna 2023 — důvodem je posouvající se důchodový věk a delší rozhodné období pro výpočet důchodu.
Odkdy se lhůta počítá
Zákon o účetnictví mluví o době „počínající koncem účetního období, kterého se záznamy týkají”. Faktura z března 2021 tedy nezačíná stárnout v březnu 2021, ale až 31. prosince 2021.
Příklad. Přijatá faktura z 15. 3. 2021 v kalendářním účetním období 2021:
- jako účetní doklad běží 5 let přes roky 2022–2026 a uplyne 31. 12. 2026 → skartovat lze nejdříve v roce 2027,
- jako daňový doklad k DPH běží 10 let a uplyne až 31. 12. 2031 → tentýž papír musíte mít ještě v roce 2031.
U plátce DPH proto v praxi rozhoduje ta delší, desetiletá lhůta. Neplátce se řídí pětiletou.
Co je v roce 2026 skutečně na řadě
| Kategorie | Skartovat lze v roce 2026 |
|---|---|
| Běžné účetní doklady a knihy (neplátce DPH) | rok 2020 a starší |
| Daňové doklady k DPH | rok 2015 a starší |
| Účetní závěrky a výroční zprávy | rok 2015 a starší |
| Mzdové listy | ročníky 1980 a starší (mimo poživatele starobního důchodu) |
Kdy lhůtu naopak prodloužit
Uplynutí lhůty ze zákona o účetnictví neznamená, že doklad už nikdo nebude chtít.
- Daňová kontrola. Lhůta pro stanovení daně je podle § 148 daňového řádu tři roky, ale řadou úkonů se prodlužuje — až na deset let. Po pravomocném odsouzení za daňový trestný čin lze daň stanovit i po jejím uplynutí.
- Otevřené vztahy. § 32 zákona o účetnictví ukládá uchovávat záznamy déle, pokud jsou potřeba pro jiné účely — běžící záruky, reklamace, soudní spor, nesplacené závazky, dotace s dobou udržitelnosti.
- Ztráta uplatňovaná v dalších letech. Daňovou ztrátu lze odečítat v následujících obdobích; podklady k roku, v němž vznikla, si nechte, dokud ji nedočerpáte.
Papír, nebo elektronicky?
Elektronický archiv je legální a u většiny firem levnější. Podmínky jsou tři a platí po celou dobu uchování: věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokladu (§ 35a zákona o DPH, § 33a zákona o účetnictví). Prakticky to znamená:
- převod papírového dokladu do digitální podoby musí zachovat obsah i čitelnost — sken ano, fotka nakřivo v telefonu ne,
- musíte být schopni doklad kdykoli zobrazit a vytisknout i za deset let, tedy myslet na formáty a na migraci mezi systémy,
- uchovatel se sídlem v tuzemsku uchovává daňové doklady v tuzemsku; to neplatí, pokud správci daně zajistí nepřetržitý dálkový přístup, což je situace běžného cloudového účetnictví,
- správce daně má právo na přístup k datům a na jejich stažení.
Po přechodu na elektronickou archivaci lze papírové originály zlikvidovat — pokud proces převodu obstojí jako průkazný. Souvisejícím tématem je i formát samotných faktur, který mění elektronická fakturace a e-faktura.
Skartace není jen kontejner
Obchodní společnosti a družstva mají podle zákona č. 499/2004 Sb. povinnost uchovávat dokumenty uvedené v příloze č. 1 tohoto zákona a umožnit z nich výběr archiválií. Do této skupiny patří například zakladatelské dokumenty, zápisy z valných hromad, výroční zprávy nebo účetní závěrky. Tyto dokumenty tedy nelze prostě vyhodit — likvidují se ve skartačním řízení ve spolupráci s příslušným oblastním archivem.
Zbytek agendy skartujete sami, ale s hlavou: doklady obsahují osobní údaje, takže platí i GDPR. Uchování po zákonnou dobu je legitimní právní titul, uchování „pro jistotu navždy” už ne. Po uplynutí lhůty tedy osobní údaje skutečně smažte — a skartaci zdokumentujte protokolem, kde bude, co se likvidovalo, za jaké období a kdy.
Sankce. Porušení povinnosti uschovávat účetní záznamy je přestupek podle zákona o účetnictví s pokutou až 3 % hodnoty aktiv účetní jednotky. U firmy s bilanční sumou 20 milionů korun to je až 600 000 Kč — víc, než stojí roky externího archivu.
Časté dotazy
Musí OSVČ v daňové evidenci archivovat stejně dlouho?
Zákonu o účetnictví nepodléhá, ale doklady potřebuje po celou dobu, kdy lze stanovit daň — tedy nejméně tři roky a v praxi až deset. Je-li plátcem DPH, platí pro daňové doklady desetiletá lhůta bez výjimky.
Stačí mi doklady jen v účetním programu?
Ne. Musíte být schopni doložit i samotný doklad, nejen zápis v knize. Export dat bez obrazu dokladu při kontrole neobstojí.
Co s doklady při ukončení podnikání?
Povinnost uchování nezaniká. U rušené společnosti ji zajišťuje likvidátor a dokumenty se předávají k archivaci; s postupem souvisí i článek o likvidaci s.r.o..
Kdy se počítá lhůta u hospodářského roku?
Vždy od konce účetního období, kterého se záznam týká. U hospodářského roku končícího 30. 6. tedy od 30. 6., ne od 31. 12.
Kam patří inventurní soupisy?
Do pětileté skupiny podle § 31; provedení inventarizace je navíc účetní jednotka povinna prokázat 5 let po jejím provedení — podrobněji v článku o inventarizaci majetku a závazků.
Archiv i závěrku vyřešíme za vás
Nastavíme skartační plán, převedeme papírovou agendu do průkazného elektronického archivu a pohlídáme, aby vám u kontroly nechyběl doklad, který jste vloni „už mohli vyhodit”. Napište nám — vedení účetnictví u nás zahrnuje i pořádek v dokladech, nejen účetní závěrku.